Privacybeleid

Ingangsdatum: 25/04/2025

Dit Privacybeleid beschrijft hoe Kubiqs ("wij", "ons", of "onze") uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt wanneer u gebruikmaakt van ons platform via kubiqs.com (de "Dienst").

1. Wie wij zijn

Kubiqs Platte Lostraat 272, 0102 3010 Kessel-Lo, België Ondernemingsnummer: BE 1009 642 415 E-mail: info@kubiqs.com | Tel: +32 468 20 91 08

2. Welke gegevens wij verzamelen

• Identificatiegegevens: Naam (optioneel, indien verstrekt) en e-mailadres (verplicht voor accountbeheer).

• Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam en gerelateerde zakelijke informatie.

• Gebruikersinhoud: Door u geüploade documenten (zoals lastenboeken en meetstaten).

• Technische gegevens: IP-adres en toegangslogs (automatisch verzameld voor beveiligingsdoeleinden).

3. Doeleinden van de verwerking

Wij verzamelen uw gegevens om:

• Uw account aan te maken en te beheren.

• De functionaliteiten van het platform (vergelijken, bewerken, samenwerken en opslag) te leveren.

• Bestanden en projecten veilig op te slaan op onze EU-gebaseerde infrastructuur.

• De integriteit en veiligheid van onze Dienst te waarborgen.

• De gebruiksvriendelijkheid te analyseren en de Dienst te verbeteren.

• Te reageren op verzoeken tot ondersteuning of verwijdering van gegevens.

4. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• De uitvoering van de overeenkomst (het leveren van de Dienst).

• Ons gerechtvaardigd belang (beveiliging en optimalisatie van het platform).

• Wettelijke verplichtingen.

• Uw toestemming (waar expliciet gevraagd).

5. Opslag en Beveiliging

Alle geüploade bestanden worden opgeslagen op onze eigen beveiligde infrastructuur binnen de Europese Unie, gebruikmakend van het MinIO-containersysteem.

• Toegangscontrole: Wij hanteren strikte toegangscontroles waarbij toegang tot de opslagomgeving beperkt is tot geautoriseerde systeemprocessen en essentieel technisch personeel.

• Encryptie: Gegevens worden tijdens transport versleuteld via HTTPS/TLS. Hoewel wij conform de huidige stand van onze infrastructuur geen volledige garantie bieden op encryptie bij rust ('at rest'), passen wij robuuste logische en fysieke beveiligingsprotocollen toe om uw data te beschermen.

6. Gegevens verwerkt in opdracht van Gebruikers (Data Processor)

Wanneer u documenten (zoals lastenboeken) uploadt naar de Dienst, kunnen deze documenten persoonsgegevens van derden bevatten. In dit kader bent u (de Gebruiker/het Bedrijf) de Verwerkingsverantwoordelijke en treedt Kubiqs op als Verwerker. Wij verwerken deze gegevens strikt in uw opdracht om de Dienst uit te voeren en gebruiken deze gegevens nooit voor eigen doeleinden. Het is uw verantwoordelijkheid om te waarborgen dat u over een geldige rechtsgrond beschikt om deze gegevens naar ons platform te uploaden.

7. Bewaartermijn

• Projecten: Geüploade projecten blijven beschikbaar tot de gebruiker deze verwijdert. Verwijderde projecten worden definitief gewist binnen de 7 dagen via een wekelijks onderhoudsproces.

• Accountgegevens: Gegevens gerelateerd aan uw account worden bewaard zolang uw account actief is of tot u verzoekt om verwijdering.

8. Delen van gegevens en Externe Dienstverleners

Wij verkopen of verhuren uw gegevens niet aan derden. Voor een veilige en efficiënte werking doen wij wel beroep op gespecialiseerde partners:

• Cloudflare, Inc.: Al het netwerkverkeer verloopt via Cloudflare voor beveiliging (DDoS-bescherming) en optimale snelheid. Hierbij kunnen metadata en IP-adressen worden verwerkt.

• Microsoft Clarity: Wij gebruiken Microsoft Clarity om de gebruiksvriendelijkheid te analyseren (o.a. klikgedrag en navigatie). Gegevens worden geanonimiseerd en gevoelige informatie (zoals wachtwoorden) wordt automatisch gemaskeerd.

9. Uw rechten onder de AVG (GDPR)

U heeft het recht op:

• Inzage en rectificatie van uw gegevens.

• Gegevenswissing ("recht om vergeten te worden").

• Beperking van of bezwaar tegen de verwerking.

• Overdraagbaarheid van gegevens.

• Het indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

10. Cookies

Wij gebruiken een beperkt aantal cookies voor de functionaliteit van het platform en voor analytische doeleinden via Microsoft Clarity. Deze cookies helpen ons om bugs te identificeren en de interface te verbeteren. U kunt het gebruik van analytische cookies beheren via uw browserinstellingen.

11. Wijzigingen

Kubiqs behoudt zich het recht voor dit Privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden op deze pagina gepubliceerd en zijn onmiddellijk van kracht.

12. Contact

Voor vragen over uw privacy of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via info@kubiqs.com. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van 30 dagen.